Sådan afholder du et møde, som alle får noget ud af

Vi kender nok alle til de møder på arbejdspladsen, hvor man faktisk undrer sig over hvorfor man overhovedet skulle deltage i dette møde. Det kan være møder, der ikke har noget tydeligt formål, møder der konstant bliver afbrudt, møder, hvor de fleste deltager sidder og surfer rundt på nettet. Flere undersøgelser viser, at mange ansatte opfatter møder som en produktivitetsdræber.

Det gode og det dårlige ved møder:

  • Møder kan give energi til at starte på en ny større opgave
  • Møder er en god måde at kommunikere på
  • Møder kan udvikle medarbejderne
  • Møder mister nogle gange fokus
  • Der kan være alt for mange møder på en arbejdsplads
  • Deltagerne til et møde ankommer uforberedte
  • Mange møder er spild af tid

 

Heldigvis kan du afholde møder, der efterlader deltagerne med energi og gåpåmod. Her er der nogle tips:

  1. Et møde skal have et konkret og defineret formål. Før du booker et møde, så spørg dig selv: Hvad er målet med mødet? Er der nogle strategier der skal ændres? Søger du input eller inspiration fra andre i måden hvorpå et problem skal løses? Møder uden nogen egentlig agenda kan ofte bare være en tidsrøver.
  2. Overvej nøje hvem der skal deltage i mødet. Det er kun nødvendigt at indkalde folk til et møde, hvis mødets indhold har noget med dem at gøre. Hvis du forsøger at løse et problem, så indkald kun de personer, der vil kunne være behjælpelige med en løsning. Hvis man bliver indkaldt til et møde, hvor man ikke umiddelbart kan se, hvad det er man kan byde ind med, så vil man ofte have en oplevelse af at mødet er spild af tid.
  3. Lav en dagsorden, der også indeholder en tidslinje, og mail den til deltagerne på forhånd. Til selve mødet kan du sætte denne dagsorden op på en skærm eller et whiteboard. Dette hjælper til at holde deltagerne fokuseret.
  4. Der er ikke noget værre end at være til at møde, hvor det kun er én person, der taler. Hvis du bemærker, at en enkelt person nærmest udfører en monolog, bør du forsøge at få andre i tale til mødet.
  5. Start til tiden og afslut til tiden. Folk sætter pris på, at personen, der indkalder til mødet forstår, at deres tid er kostbar. En god tommelfingerregel er også, at man ikke bør planlægge møder til at vare længere end en time. Hvis mødet skal vare længere tid, bør du indsætte en pause i timen.
  6. Desværre er det sådan, at hvis deltager kan medbringe iPads eller telefoner til mødet, vil de have sværere ved at holde fokus. Det kan være at de får en email, de lige bør tage stilling til, eller de begynder at surfe rundt på nettet.
  7. Det er meget normalt, at deltagerere, fra det samme møde, har meget forskellige oplevelser af, hvad der foregik til mødet. Derfor kan det være en god idé efterfølgende at sende en mail med notater fra mødet.



Postet by ag via AdSet linkbuilding network